Der Weg in die Zukunft

Als der PC Einzug in deutsche Büros und Arbeitszimmer hielt, gab es hitzige Debatten über die Auswirkungen dieser Veränderung. Diese disruptive Technologie, wie man sie heute nennen würde, würde Arbeitsplätze kosten, den Menschen entbehrlich machen. In einigen Bereichen ist es tatsächlich so gekommen, aber unterm Strich schaffte der Siegeszug des Computers deutlich mehr neue Arbeitsplätze und vor allem Wohlstand – dasselbe gilt für die Erfindung des Internets. Heute ist Cloud jedem ein Begriff. Ähnlich wie die künstliche Intelligenz bezeichnet Cloud jedoch etwas, das für viele Menschen eher abstrakt, nicht direkt greifbar ist. Dabei kommt der Entwicklung von auf den Rechnern dezentral installierter Software (On Premises) zu zentral auf Servern liegenden Anwendungen mit jederzeitigem, ortsunabhängigem Zugriff (Cloud) eine sehr hohe Bedeutung zu. Vielleicht nicht so sehr als technisch-disruptive Entwicklung, aber umso mehr, was Arbeitsabläufe, effizientes Arbeiten und die Zusammenarbeit von verschiedenen Orten aus angeht – zu Hause, im Geschäftsleben und eben auch in den Kanzleien.

DATEV liefert kontinuierlich Mehrwert

Solche Entwicklungen gehen natürlich einher mit technologischen, aber auch prozessualen Veränderungen, sowohl was die Bereitstellung der Cloud-Lösungen als auch deren Einsatz in der Kanzlei angeht. DATEV hat sich deshalb entschlossen, hier Schritt für Schritt vorzugehen. Es wird bei der Umstellung der Produkte in die Cloud keinen Stichtag geben, zu dem alles auf einmal umgestellt wird. Vielmehr handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess. In dessen Verlauf werden stetig kleinere und größere Cloud-Lösungen und -Services bereitgestellt, was ständig Mehrwert schafft – in dem Sinne, dass die Abläufe in den Kanzleien erleichtert werden. Solange in einer hybriden Welt auch On-Premises-Lösungen genutzt werden, bleiben diese aktuell und leistungsfähig. Doch was wurde im vergangenen Geschäftsjahr 2023 eigentlich konkret an Mehrwert über Cloud-Lösungen und -Services geschaffen? Da wäre zunächst die Lösung DATEV EÜR Steuern, mit der die Einnahmenüberschussrechnung digital erstellt und an die Finanzverwaltung übermittelt werden kann. Gebuchte Einzelkonten und Einzelinventare des Betriebs werden in die Cloud-Anwendung übergeben und anschließend in die DATEV-Lösungen zur Einkommensteuer beziehungsweise Einkommensteuer beschränkte Steuerpflicht übernommen. Durch die Übermittlung dieser Einzelwerte an die Finanzverwaltung reduzieren sich die Rückfragen zur Belegnachreichung deutlich. Ganz ähnlich ist es bei DATEV Onboarding, das alle Prozesse rund um die Verwaltung von Interessentinnen und Interessenten und die Mandatsanbahnung in der Cloud zusammenfasst. Interessenten geben ihre Daten selbstständig ein, Kanzleien können weitere Daten digital anfordern – und auch das Angebot, das anhand der übermittelten Daten erstellt wurde, lässt sich an die Mandanten über die Cloud versenden. Darüber hinaus können in der Ausbaustufe sowohl Dokumente als auch von der Kanzlei individuell erstellte Fragebögen einfach mit dem Interessenten ausgetauscht und anschließend komfortabel in DATEV DMS zur Archivierung übertragen werden. Hier zeigt sich beispielhaft, wie die Zusammenarbeit in der Cloud die Prozesse verschlankt und Arbeitsaufwand verringert; denn die frühere, zeitraubende Abfrage und Eingabe von Daten des potenziellen Mandanten entfällt komplett. DATEV Personaldaten schließlich vereinfacht den Prozess rund um die Krankmeldung mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Die Lösung unterstützt beim Abruf der eAU durch die Mandanten. Die Anwendung wird in DATEV Unternehmen online geöffnet, dort wird auch die eAU abgefragt. Innerhalb von 14 Tagen meldet die Krankenkasse die eAU zurück, die automatisch in DATEV Personaldaten bereitgestellt wird. Die eAU steht außerdem direkt in den DATEV-Lohnabrechnungsprogrammen zur Verfügung. Das Auslagern des eAU-Abrufs an die Mandanten reduziert den Zeitaufwand in der Kanzlei und ermöglicht den Fokus auf Kerntätigkeiten wie die Lohnabrechnung. Die Funktion wird aktuell von rund 60.000 Mandanten und Unternehmen genutzt, es werden etwa 140.000 eAU von Mandanten selbstständig abgerufen. All diesen Lösungen ist gemein, dass sie zwar mitunter nicht einen gesamten Prozess vereinfachen, aber an wichtigen Prozessschritten die digitale Zusammenarbeit mit Mandanten in der Cloud vereinfachen und damit Zeit und letztlich Geld sparen. Auch liegen die Lösungen und die dazugehörigen Daten zentral im DATEV-Rechenzentrum. Über das Internet greifen Kanzleien und Unternehmen darauf zu. Dabei spielen Datensicherheit und Datenschutz die wichtigste Rolle.

Mit starken Partnern an der Seite

Die Entwicklung der DATEV-Produkte in die Cloud wäre ohne ein digitales Ökosystem nicht denkbar. Im digitalen DATEV-Ökosystem arbeitet DATEV mit verschiedenen Partnern zusammen, die mit ihren Fähigkeiten und Produkten das DATEV-Produktportfolio ergänzen. Die Zusammenarbeit findet auf unterschiedlichen Ebenen statt. Wichtig in Bezug auf das digitale DATEV-Ökosystem war 2023 vor allem dessen Öffnung. Seit Anfang 2023 hat jeder Software-Hersteller die Möglichkeit, einen DATEV-Datenservice zu implementieren. Zuvor war das noch DATEV-Marktplatz Partnern vorbehalten. Seitdem haben 55 DATEV Schnittstellen Anbieter, also Software-Hersteller, die eine DATEV-Schnittstelle losgelöst von einer Partnerschaft anbieten, einen DATEV-Datenservice erfolgreich implementiert. Knapp 200 weitere Hersteller befinden sich im Umsetzungsprozess. Die DATEV Schnittstellen Anbieter mit umgesetzten DATEV-Datenservices werden auf einer Übersichtsseite im DATEV-Marktplatz aufgelistet.

Stark auf lange Distanz – mit DATEV

Der Weg in die Cloud ist keiner, der von heute auf morgen beschritten wird, es ist kein Sprint, eher ein Marathon. Von der Integration der Partner bis zur ständigen Weiterentwicklung der Prozesse in den Kanzleien sind viele Stellschrauben ständig anzupassen. Doch der Weg in die Cloud ist nicht nur der Weg zu schnelleren Prozessen und effizienterer Zusammenarbeit – es ist auch der Weg in die Zukunft.