Schon jetzt für die Meldepflicht rüsten

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 ist beschlossene Sache. Während sich Steuerberatungskanzleien für sich selbst und ihre Mandanten nun um die Umsetzung kümmern, denkt DATEV bereits die nächste Stufe vor und stellt die Weichen: Voraussichtlich ab 2028 wird es auch eine Meldepflicht für steuerpflichtige Umsätze geben. Mit der DATEV E-Rechnungsplattform bereitet die Genossenschaft sich und ihre Mitglieder frühzeitig auf diesen Schritt vor. Dazu ist es vorteilhaft, wenn sich Steuerberater schon jetzt auf der Plattform registrieren.

Mit der Verpflichtung zur E-Rechnung möchte der Gesetzgeber vor allem eines: die Grundlagen für einen wirkungsvollen Mechanismus schaffen, mit dem sich Umsatzsteuerbetrug reduzieren oder gar verhindern lässt. Dafür planen die Finanzbehörden über die E-Rechnungspflicht hinaus ein Meldesystem, das die relevanten elektronischen Rechnungsdaten auch umgehend an die Finanzverwaltung weitergibt. Das bedeutet, dass später zu jeder versandten E-Rechnung ein Meldedatensatz erzeugt und ans Finanzamt übermittelt werden muss. Damit das reibungslos und koordiniert geschehen kann, sehen die Planungen des Bundesfinanzministeriums vor, dass zu diesem Zeitpunkt alle E-Rechnungen zwingend über Plattformen abgewickelt werden müssen. Diese müssen noch zu definierende staatliche Vorgaben erfüllen und von den Finanzbehörden die Zulassung zur Übertragung der Meldesätze erhalten.
Um den steuerlichen Beraterinnen und Beratern in den dadurch entstehenden Datenkreisläufen eine feste Rolle zu sichern, ist es wichtig, dass ihre Genossenschaft DATEV in diesem System einer der Plattformbetreiber wird und sich die Berater und deren Mandanten frühzeitig auf dieser Plattform registrieren. Laufen die Daten über mögliche Plattformen anderer Anbieter, werden sie nicht per se in den Datenfluss eingebunden sein, sodass ihnen wichtige Informationen zur Betreuung ihrer Mandate fehlen würden oder umständlich beschafft werden müssten. Deshalb hat DATEV bereits eine ERechnungsplattform aufgebaut und in einer Basisversion bereitgestellt. So ist die Voraussetzung geschaffen, den Markt zu besetzen und den Berufsstand frühzeitig zukunftsfähig aufzustellen. Perspektivisch wird diese Plattform die entsprechenden Anforderungen an das Tax Reporting unterstützen und eine tragende Rolle bei der Erstellung und Übermittlung der dann nötigen Meldedatensätze einnehmen.

Die DATEV E-Rechnungsplattform

Konzipiert ist die DATEV E-Rechnungsplattform als zentrales Cockpit für die digitalen Rechnungsprozesse. Die Funktionen werden allerdings erst Schritt für Schritt hinzukommen. So wird beispielsweise die zentrale Komponente, ein digitaler Briefkasten, voraussichtlich ab 2025 bereitstehen. In ihrer umfassenden Ausbaustufe wird die E-Rechnungsplattform die zentrale Instanz für den Rechnungsversand und -empfang sowie die Pflichtmeldungen ans Finanzamt sein. Sie sorgt dann für den automatischen Versand der Rechnungen, den Empfang von Rechnungen und die Bereitstellung für die nachgelagerten Systeme.
Dafür baut DATEV die Plattform sukzessive zum zentralen Cockpit für den elektronischen Rechnungsein- und -ausgang aus, aus dem heraus durchgängig digitale Prozesse bis in die Buchführung genutzt werden können. Dabei können in der Kanzlei und auch bei den Mandanten die gewohnten DATEVLösungen im Kontext E-Rechnung wie die Eigenorganisation, Unternehmen online und Auftragswesen next weiterhin genutzt werden. Sie werden über Schnittstellen an die Plattform angebunden. Darüber hinaus ist das Ziel, auch rechnungsschreibende oder ERP-Lösungen anderer Hersteller, die von Unternehmen genutzt werden, entsprechend mit der E-Rechnungsplattform zu verknüpfen. Dazu führt die Genossenschaft intensive Gespräche mit den Anbietern. Selbstverständlich wird DATEV auch künftige Anforderungen zum Umsatzsteuer-Meldesystem fristgerecht in der E-Rechnungsplattform umsetzen.

Komfort und einfache Vernetzung

Mit dem voraussichtlich ab 2025 über die E-Rechnungsplattform verfügbaren persönlichen Postfach können E-Rechnungen einfach empfangen und verarbeitet werden. Über die eigene E-Mail-Adresse sowie aus bestehenden Netzwerken wie TRAFFIQX oder PEPPOL werden die E-Rechnungen direkt in das Postfach zugestellt, auf Viren geprüft und visualisiert. Rückmeldungen über den Versandstatus und Empfang der elektronischen Rechnungen geben Sicherheit und sorgen für hohe Transparenz – Zahlungsfristen werden für alle Beteiligten nachvollziehbar.
Darüber hinaus vereinfacht die E-Rechnungsplattform auch die Vernetzung mit den Geschäftspartnern. Alle Informationen, die beide Seiten für digitale und zunehmend automatisierte Rechnungswesenprozesse benötigen, lassen sich darüber komfortabel austauschen. Das fördert die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei, Geschäftspartnern und Mandantschaft und erschließt der Steuerberatung einen schnellen Zugangsweg zu Informationen, die für die Beratung ihrer Mandanten wichtig sind.

Bereits jetzt registrieren

Auch wenn die meisten dieser Funktionen zugegebenermaßen noch Zukunftsmusik sind, ist es dennoch wichtig, dass die Kanzleien sich bereits jetzt auf der Plattform registrieren. Außerdem ist es sinnvoll, wenn steuerliche Berater auch gleich ihre Mandanten auf die Registrierung hinweisen. Sie ist kostenfrei und beinhaltet neben dem frühzeitigen Zugriff auf künftige Funktionen auch einen Informationskanal, in dem DATEV regelmäßig alle relevanten Entwicklungen rund um die E-Rechnung und den Fortschritt des Meldesystems bereitstellt.
Für DATEV-Mitglieder ist der Registrierungsprozess besonders einfach gestaltet und schnell erledigt: Sie gelangen über go.datev.de/e-rechnungsplattform-registrierung auf die Registrierungsseite und wählen das Klickfeld „DATEV-Mitglied“ aus. Dann loggen sie sich dort einfach mit ihrem DATEV-Zugangsmedium (mIDentity, SmartLogin etc.) ein. Nun beginnt der eigentliche Bestellprozess, in dem zunächst ein Haken bei der E-Rechnungsplattform zu setzen ist. Alternativ kann hier zusätzlich das erste auf der Plattform verfügbare Produkt, die DATEV E-Rechnungsschreibung, mitbestellt werden. Doch das ist für Kanzleien, die bereits DATEVSoftware für die E-Rechnungsschreibung nutzen, nicht notwendig. In der nachfolgenden Maske werden prinzipiell die Organisationsdaten abgefragt, die bei Anmeldung mit bestehendem DATEV-Zugangsverfahren aber bereits automatisch hinterlegt sind. Diese müssen lediglich geprüft und gegebenenfalls ergänzt werden, bevor der Bestellvorgang abgeschlossen werden kann.
Nach der Registrierung lässt sich die DATEV E-Rechnungsplattform über
https://e-rechnungsplattform.apps.datev.de/ aufrufen, der Log-in erfolgt wieder über das gewünschte DATEV-Zugangsmedium. Unabhängig davon, wie viele Kanzleiangestellte die Plattform letztlich nutzen sollen, genügt eine Registrierung pro Kanzlei. Denn in der E-Rechnungsplattform lassen sich nach dem Log-in über den Reiter „Benutzerverwaltung“ in den Einstellungen Mitarbeiter einladen und mit den jeweils notwenigen Rechten einfach hinzufügen.