Mit dem Wachstumschancengesetz wird die Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 etabliert. Kanzleien und Mandanten sollten sich jetzt gemeinsam auf den Weg machen, um die Chancen des Umstellungsprozesses zu nutzen.
„Wir sind diesbezüglich schon gut aufgestellt“ oder „Das wird laufen“. Aber auch „Wir haben hier und da schon etwas davon gehört, aber müssen erst einmal unsere Mandanten darüber informieren“ oder „Wir haben uns noch gar nicht damit befasst“. Das Stimmungsbild, das uns auf den DATEV Regional-Info-Tagen mit Blick auf die E-Rechnung gespiegelt wird, ist facettenreich. Der Austausch auf solchen Veranstaltungen ist hilfreich, weil er aus der Praxis kommt und für die Praxis gemacht ist. Und aufzeigt, wo wir ansetzen und unterstützen können.
Pflichtprogramm ab 2025
Denn eines ist sicher: Die E-Rechnung wird zum Pflichtprogramm. Mit der Zustimmung des Bundesrats im März dieses Jahres ist das Wachstumschancengesetz in Kraft getreten – und dieses Gesetz enthält nicht nur diverse befristete steuerliche Erleichterungen, sondern auch die Verpflichtung, dass Unternehmen ab 2025 vorrangig E-Rechnungen versenden können, aber in der Lage sein müssen, E-Rechnungen empfangen zu können. Bis 2028 gelten zwar Übergangsregelungen, jedoch sollte die Umstellungsphase nicht unterschätzt werden – weder technologisch noch kommunikativ.
Wichtig ist, dass in Deutschland künftig E-Rechnungen einem einheitlichen Standard unterliegen – indem sie entweder in diesem Format bereits erstellt werden oder alle notwendigen Daten aus der Rechnung entsprechend extrahiert werden können. Das bedeutet auch, dass nicht nur Papierrechnungen, sondern auch Rechnungen als PDF-Dateien oder in anderen Formaten künftig der buchhalterischen Vergangenheit angehören werden. Strukturierte Datensätze wie ZUGFeRD 2.x oder X-Rechnung, wie sie in DATEV-Lösungen bereits angewandt werden, sind das Format der Zukunft.
Je früher, desto vorteilhafter
Je früher sich Unternehmen darum kümmern, ihre Rechnungsprozesse umzustellen, desto schneller können sie die Vorteile elektronischer Rechnungsprozesse für sich nutzen. Genau hier sollte die Kommunikation mit der Mandantschaft ansetzen. Denn natürlich haben die neuen Vorgaben erhebliche Auswirkungen auf den buchhalterischen Alltag – nicht nur in Unternehmen, sondern auch in Kanzleien. Zugleich profitieren aber auch Steuerberaterinnen und Steuerberater von der neuen Pflicht zur E-Rechnung. Die strukturierten Datensätze machen die Bearbeitung leichter, sorgen für mehr Effizienz im Prozess der Finanzbuchhaltung und letztlich für mehr Bereitschaft zur Digitalisierung.
Sicher, es kommt zunächst einmal Umstellungsaufwand auf Unternehmen und Kanzleien zu. Aber dieser Aufwand ist nicht dauerhaft, sondern ein einzelner Schritt hin zu mehr Digitalisierung. Kanzleien und Mandanten, die heute schon auf diese Weise arbeiten, sind gut für die Zukunft aufgestellt. Die E-Rechnung ist damit der Ausgangspunkt für die weitere Automatisierung der kaufmännischen Prozesse.
Ersparnis und Transparenz
Denn Rechnungsdaten stehen von Anfang an in elektronischer, maschinell lesbarer und verarbeitbarer Form durchgängig und zeitnah zur Verfügung. Zusätzlich können Kosten für Porto und Transportwege eingespart werden. Die durchgängige Verfügbarkeit von elektronischen Rechnungen erhöht zudem die Transparenz.
Das alles sind gute Argumente, den Umstellungsprozess in der Mandantschaft möglichst bald anzustoßen. Denn die Übergangsphase, die für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro gilt, bietet die Möglichkeit, sich möglichst schnell mit der E-Rechnung und den damit verbundenen Prozessen vertraut zu machen. Nicht zuletzt können Unternehmen Kosten in erheblichem Maße reduzieren, wie die Industrie- und Handelskammern ermittelt haben: Bei Ausgangsrechnungen können demnach pro Rechnung 59 Prozent der Kosten eingespart werden, bei Eingangsrechnungen sind es sogar 64 Prozent. Und Letztgenannte müssen alle Unternehmen ohne Ausnahme ab dem 1. Januar kommenden Jahres empfangen können.
DATEV unterstützt Sie, damit Sie wiederum Ihre Mandanten bei diesem großen Projekt gut unterstützen können. Die dafür investierte Zeit wird sich auszahlen. Denn die strukturierten Daten ermöglichen einen sich weiter erhöhenden Automatisierungsgrad. Damit eröffnen sich Zeitressourcen, die für Erleichterung und Entlastung sorgen und mittelfristig Platz schaffen für neue, individuell gestaltbare Aufgaben. Machen Sie sich und Ihre Kanzlei also fit für die E-Rechnung, nutzen Sie die Chance, die sich hinter der Pflicht verbirgt. Es lohnt sich, in vielfacher Hinsicht.
