Marktstudien zeichnen ein einheitliches Bild: Die elektronische Rechnung hat sich in Europa – vor allem in den skandinavischen Ländern – gut etabliert, konnte die Papierrechnung aber noch nicht flächendeckend ablösen. Dabei gibt es viele gute Gründe, gerade jetzt in das Thema einzusteigen.
Die E-Rechnung hat sich rechtlich emanzipiert, und die Nutzenvorteile einer elektronischen, gegebenenfalls automatisiert weiterzuverarbeitenden Rechnung sind offensichtlich: Es ergibt sich Einsparpotenzial durch Wegfall von Papier-, Druck- und Versandkosten. Vor allem aber erhöht sich die Verarbeitungseffizienz.
Gleichstellung der Rechnung im Umsatzsteuerrecht
Eine wesentliche Hürde für die Verbreitung der elektronischen Rechnung fiel bereits durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011, durch das § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) neu gefasst wurde. Umsatzsteuerrechtlich wurde klargestellt, dass eine elektronische Rechnung jede Rechnung ist, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird (§ 14 Abs. 1 Satz 8). Wie bei der Papierrechnung müssen die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und (neu) ihre Lesbarkeit gewährleistet werden. Dies muss jedoch nicht – wie es bis zur Veröffentlichung des Steuervereinfachungsgesetzes im Jahre 2011 verpflichtend war – durch ein technisches Verfahren sichergestellt werden.
Mit dem BMF-Schreiben vom 14. November 2014 hat das BMF über die Zusammenführung und Aktualisierung der GoBS und der GDPdU durch die GoBD informiert. Erleichterungen für die elektronische Rechnung ergeben sich aus der Klarstellung, wonach beim Eingang einer elektronischen Rechnung per E-Mail nur das Rechnungsdokument selbst (in der Regel die PDF-Datei in der Anlage) und nicht die komplette Mail ordnungsgemäß zu archivieren ist. Anders verhält es sich natürlich, wenn die E-Mail Informationen enthält, die einem Handelsbrief entsprechen. Das wäre beispielsweise dann der Fall, wenn neben der eigentlichen Rechnung in der Anlage auch Hinweise auf Rabatt- und Bonusvereinbarungen in der Mail zur Sprache kommen. Es gilt auch weiterhin, dass die elektronische Rechnung im Original ordnungsgemäß aufzubewahren ist. Ein Ausdruck der elektronischen Rechnung zu Archivzwecken ist nicht zulässig. Dies gilt grundsätzlich für alle Rechnungsformate. Dies ist mit gängigen Archivsystemen – wie zum Beispiel DATEV Belege online – mittlerweile recht einfach möglich. Die technische Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen erfordert einen vorsorglichen Prüfschritt: Erfolgt in der IT-Landschaft eines Unternehmens die Konvertierung in ein anderes Format, muss das Ursprungsformat aufbewahrt und der konvertierte Datensatz als solcher kenntlich gemacht werden. Vorteilhaft ist in diesem Fall die Erstellung einer Prozessdokumentation.
Viele profitieren von der elektronischen Rechnung
Wurden bisher vor allem von Großunternehmen, allen voran die großen Telekommunikationsanbieter, elektronische Rechnungen im großen Stil versendet, so entschließen sich in zunehmendem Maße auch die Kleinst- und Kleinunternehmen, die Vorteile des elektronischen Rechnungsversands für sich zu nutzen.
Für den Rechnungsversender sind diese vielfältig. Augenscheinlich ist die Einsparung bei den Druck-, Kuvertierungs- und Versandkosten. Durch die auf wenige Sekunden reduzierten Postlaufzeiten können sich darüber hinaus auch Liquiditätsvorteile ergeben, wenn die Rechnungen in der Folge früher bezahlt werden: Early bird catches the dollar. Nutzenargumente für den Rechnungsempfänger liegen dagegen eher in Prozessoptimierungen: Er muss sich zwar zunächst mit Fragen der ordnungsgemäßen Archivierung auseinandersetzen, hat aber Vorteile, wenn er die elektronische Übermittlung zur Optimierung seines eigenen Rechnungseingangsprozesses nutzen kann.
Ein Herz für den Empfänger: das Format ZUGFeRD
Voraussetzung für Prozessoptimierungen beim Rechnungsempfänger ist, dass die E-Rechnung nicht nur ein elektronisches Abbild der Rechnung umfasst, sondern ein Rechnungsformat anbietet, dass automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden kann. Dies kann dann genutzt werden, um die elektronischen Rechnungsbelege automatisiert einem Archivsystem zuzuführen, die buchführungsrelevanten Daten zu extrahieren oder Zahlungsvorschläge unter Berücksichtigung von Skonti, Zahlungsbedingungen und der eigenen Kassenlage zu ermitteln. Diesem Ansatz hat sich das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) verschrieben und im Juni 2014 einen neuen Rechnungsstandard veröffentlicht: ZUGFeRD. Bei dem Format wird in einer für den Empfänger gewöhnlichen PDF-Datei, die das Belegbild enthält, noch zusätzlich eine XML-Datei, also ein strukturierter Datensatz, als Anlage beigefügt. Der neue Standard wurde von DATEV mitentwickelt, mittlerweile sind schon 106 Unternehmen als aktive Unterstützer bei FeRD gelistet.
Die elektronische DATEV-Rechnung – was ist neu?
Die Verbreitung der elektronischen Rechnung ist für DATEV als berufsständischen IT-Dienstleister nicht nur unter dem Aspekt Green IT ein wichtiges Ziel. Schon seit 2010 bietet DATEV ihren Kunden die Möglichkeit, die DATEV-Rechnung elektronisch als PDF zu bekommen. Die Übermittlung der DATEV-Rechnung erfolgt dabei über Unternehmen online. Der Beleg wird in Belegverwaltung online/Belege online in einen vom Rechnungsempfänger gewünschten Bestand eingestellt und ordnungsgemäß archiviert. Die Nutzenpotenziale für die Mitglieder sowie die Freiheit in der Gestaltung individueller Rechnungseingangsprozesse haben DATEV nun dazu bewogen, alle elektronischen DATEV-Rechnungen als PDF im ZUGFeRD-Format anzubieten. Das beinhaltete Rechnungsbild entspricht – wie gewohnt – eins zu eins der Printrechnung. Positiver Nebeneffekt: Durch die elektronische DATEV-Rechnung im ZUGFeRD-Format wird dieses Rechnungsformat für unsere Mitglieder erlebbar. Ebenfalls wurde das Repertoire der Versandlösungen erweitert. Die Mitglieder der DATEV können ab sofort zwischen dem seit 2010 bestehenden Versandverfahren via DATEV Unternehmen online und dem verschlüsselten E-Mail-Versand der DATEV-Rechnung wählen.
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Teilnahmeerklärung für die elektronische DATEV-Rechnung via E-Mail, Info-DB
Elektronische DATEV-Rechnung via DATEV-Unternehmen online, Info-DB