Viel wurde schon gesprochen über die am 1. Januar 2025 in Kraft tretende E-Rechnungspflicht. Jetzt heißt es: handeln!
Kanzleien müssen sich und ihre Mandantinnen und Mandanten vorbereiten und fit machen. Das sieht auch Henning Berger von der BHK Steuerberatungsgesellschaft aus Marienheide so. Im Gespräch mit dem DATEV magazin zeigt sich der Steuerberater zuversichtlich und erklärt, warum er in der E-Rechnung eine große Chance für Steuerberatungskanzleien sieht.
Henning Berger leitet seit 2008 eine innovative Kanzlei, die sich durch eine doppelte Zertifizierung und eine starke EDV-Affinität auszeichnet. „2008 bin ich als Partner eingetreten“, erzählt Berger. Seine Vision sei es gewesen, aus einer traditionellen Kanzlei ein modernes Rennpferd zu machen. Dieser Wandel beinhaltete eine umfassende Digitalisierung und die Implementierung von Qualitätsmanagement-Prozessen. „Inzwischen sind wir den Weg der kleinen Schritte gegangen und haben konsequent an unserer Digitalisierung gearbeitet.“, betont Berger. Die Kanzlei habe sich kontinuierlich weiterentwickelt und sei heute bestens aufgestellt, um den Herausforderungen der Zukunft zu begegnen.
Die E-Rechnungspflicht: ein Meilenstein für die Kanzlei
Diese Herausforderungen lassen nicht lange auf sich warten: Am 1. Januar 2025 tritt die E-Rechnungspflicht in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt müssen Unternehmen zumindest in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten zu können. Für Berger und seine Kanzlei bedeutet dies eine zweigleisige Herausforderung: „Der erste Punkt ist der leistungserstellende Prozess. Da wir seit gut 15 Jahren alle Fibus digital laufen haben, war schnell klar, dass wir bei dem Thema keine großen Baustellen haben werden. Wir müssen vielleicht noch bei einigen Tools nachjustieren, sind aber gut aufgestellt.“ Die Kanzlei hat die technischen Voraussetzungen bereits geschaffen und ist gut vorbereitet. Der zweite Punkt betrifft die Beratungsleistungen: „Was bei dem Thema aus Kanzleisicht eine große Rolle spielt, ist die Frage, wie wir damit auch Leistungen generieren – sowohl bei unseren Mandanten als auch bei anderen Unternehmen, die noch nicht dazu zählen. Bei der Erstellung der Fibu ist es mir letztendlich egal, ob 500 oder 2000 Buchungssätze automatisiert durchlaufen.“ Die E-Rechnung bietet somit nicht nur technologische Herausforderungen, sondern auch neue Geschäftsmöglichkeiten und Beratungsanlässe. Für Berger steht fest: „Die technische Seite ist eine Sache, aber die zukünftige Beratung und die Veränderungsprozesse in den Unternehmen sind eine große Chance.“
Vorbereitung auf die E-Rechnung: Schulungen und interne Prozesse
Um sich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten, hat Berger seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umfassend geschult. „Wir haben einen jüngeren Berufskollegen und mich erst einmal auf eine Fortbildung geschickt. Dort haben wir uns das Basiswissen erarbeitet“, erklärt Berger. „Dann gab es die nächste Fortbildung, in der die für die Fibu prozessverantwortliche Person mit dabei war. Im Anschluss haben wir eine Tipps- und Tricksrunde zum Thema in der Kanzlei etabliert, die alle 14 Tage stattfindet.“ Diese kontinuierliche Weiterbildung und der regelmäßige Austausch stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden stets auf dem neuesten Stand sind. Zudem hat die Kanzlei eine Beratung entwickelt, um den Unternehmen das Thema näherzubringen. „Wir haben im DATEV ProCheck einen Erstberatungsprozess für Unternehmen geschaffen. Hier geht es auch darum, erst einmal aufzuzeigen, was die E-Rechnung ist und wo die Herausforderungen liegen.“
Die Rolle von DATEV: Unterstützung und Informationsbasis
Auf die Frage, ob die DATEV bei der Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht geholfen hat, antwortet Berger: „Man saugt erst einmal alles auf, was man irgendwie bekommt. Da wir von Anfang an sehr weit in der Materie waren, mussten wir nicht so tief in das Informationsangebot der DATEV einsteigen.“ Aber eines sei auch zu sehen: Das Portfolio der DATEV sei bereits zum jetzigen Zeitpunkt bestens gerüstet für die kommende E-Rechnungspflicht, sowohl in der Kanzlei als auch bei den Mandanten. Die Kanzlei nutze die bereitgestellten Informationen als Basis und ergänze sie durch eigene Recherchen und Netzwerke. Diese Herangehensweise ermögliche es der Kanzlei, stets einen Schritt voraus zu sein und schnell auf neue Entwicklungen zu reagieren.
Vorteile der E-Rechnung: Automatisierung und höhere Effizienz
Für gut aufgestellte Kanzleien sieht Berger große Vorteile in der Umstellung auf die E-Rechnung. „Es ist ein hoher Automatisierungsgrad, der da plötzlich mit reinkommt. Unser Deckungsbeitrag wird viel größer werden.“ Die Automatisierung der Prozesse führt zu einer höheren Effizienz und einer schnelleren Bearbeitung von Finanzbuchhaltungen. „Ich erinnere mich noch an den Kontoauszugs-Manager. So ähnlich stelle ich mir das jetzt auch wieder vor.“
Herausforderungen für Mandanten: Anpassung der internen Prozesse
Auch für die Mandanten bringe die E-Rechnungspflicht Vorteile, insbesondere in der Reduzierung von Verwaltungsarbeit. „Unser Zielprozess ist, dass die Daten automatisiert bei unseren Mandanten eingehen und automatisiert an uns weitergeleitet werden“, erläutert Berger. Allerdings seien Veränderungen in den Unternehmen notwendig, um diese Prozesse zu implementieren. „Menschen sind Gewohnheitstiere, insbesondere Geschäftsführer, die sich nur ungern verändern.“ Die Einführung der E-Rechnung erfordere daher eine umfassende Anpassung der internen Prozesse und eine Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. „Der gesamte Unternehmensprozess vom Anfang bis zum Ende kann viel schlanker aufgestellt werden. Das betrifft auch die Verfahrensbeschreibung und die Themen, die damit verbunden sind.“ Berger sieht hierin eine große Chance, die Effizienz und die Transparenz in den Unternehmen zu erhöhen und die Prozesse zu optimieren: „Die Chance bei Mandanten besteht auch darin, die Unternehmen ab 2025 – und wahrscheinlich dann die zwei Jahre danach – runderneuert und zukunftssicher aufzustellen, auch und gerade im Hinblick auf Personalknappheit.“
Information und Unterstützung der Mandanten: praxisorientierte Beratung
Die BHK Steuerberatungsgesellschaft hat einen klaren Plan, wie sie ihre Mandanten auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet. „Wir haben die Mandanten angeschrieben und ihnen signalisiert, dass wir die Wege bereits skaliert haben“, berichtet er. In persönlichen Gesprächen würden die Mandanten über die wichtigsten Punkte informiert: „Sie brauchen kein fünfseitiges Informationsschreiben, sondern müssen nur wissen, wie es in der Praxis funktioniert.“ Dieser praxisorientierte Ansatz stelle sicher, dass die Mandanten die neuen Anforderungen verstehen und umsetzen könnten. „Wir haben diese Themen: Wie müssen sie damit umgehen? Worauf müssen sie sich einstellen? Wo sind die Baustellen?“ Berger betont die Bedeutung von persönlichen Gesprächen und einer klaren Kommunikation.
Die Zukunft der Steuerberatung: Reformationsprozesse und neue Geschäftsfelder
Berger sieht in der Einführung der E-Rechnung einen Wendepunkt für die Steuerberatungsbranche: „Sie wird unsere ganze Branche komplett durcheinanderwirbeln. Ich sehe die E-Rechnung als eine riesige Chance für gut aufgestellte Kanzleien, sich weiterzuentwickeln und neue Beratungsleistungen zu implementieren.“ Berger selbst plant eine Fortbildung, um diese neuen Anforderungen zu meistern: „Ich bin jetzt dabei, eine Fortbildung zum Transformationscoach zu machen. Die Beratungsleistung, die wir in der Vergangenheit zwischen Tür und Angel bei den Mandanten gemacht haben, braucht Struktur.“
Branchenunterschiede: Industrie versus Handwerk
Besonders Industrieunternehmen würden von der E-Rechnung profitieren, glaubt Berger: „Diese haben aufgrund der Komplexität der Unternehmensprozesse einen anderen Hintergrund für die Umsetzung der E-Rechnung.“ Handwerksunternehmen hingegen seien oft noch traditioneller aufgestellt und könnten Schwierigkeiten haben, die notwendigen Veränderungen anzustoßen. Diese Unternehmen hätten oft nicht die notwendige Struktur und die Ressourcen, um die E-Rechnung effizient umzusetzen. Berger sieht daher auch die Notwendigkeit, speziell für Handwerksunternehmen maßgeschneiderte Beratungsangebote zu entwickeln, um sie bei der Umsetzung der E-Rechnung zu unterstützen und ihre Prozesse zu optimieren.
Weitsicht: frühe Registrierung auf der DATEV E-Rechnungsplattform
Mit Blick auf die Zukunft und die Meldepflicht, die voraussichtlich im Jahr 2028 kommen wird, sieht Berger die frühe Registrierung auf der DATEV E-Rechnungsplattform als strategischen Vorteil: „Ich liebe es, vorne dabei zu sein und zu sehen, was sich ändert.“ Für ihn und seine Mandanten sei die frühe Registrierung auf der DATEV-Plattform ein wichtiger Schritt, um auf zukünftige Entwicklungen vorbereitet zu sein. „Ich hasse es, wenn ich Dinge, die ich im Voraus entworfen habe, plötzlich umgestalten muss“.
Chancen der E-Rechnung: Wachstum und neue Beratungsleistungen
Henning Berger sieht die E-Rechnungspflicht nicht als Belastung, sondern als Chance für seine Kanzlei und seine Mandanten. „Die E-Rechnung ist ein Gamechanger, der die Steuerberatungsbranche nachhaltig verändern wird,“ betont Berger. „Für gut aufgestellte Kanzleien ist sie eine riesige Wachstumschance für die Zukunft.“ Durch eine strukturierte Herangehensweise und eine enge Zusammenarbeit mit den Mandanten können die neuen Anforderungen effizient umgesetzt werden. Berger ist überzeugt, dass die E-Rechnung die Branche revolutionieren und neue Möglichkeiten für Kanzleien und Unternehmen bieten wird.
