Neben der externen Rechnungslegung kommt der elektronischen Buchführung die Aufgabe der innerbetrieblichen Unternehmensüberwachung und -steuerung zu. Dazu sind auch die Daten der vorgelagerten Systeme heranzuziehen.
Neben der externen Rechnungslegung dient die elektronische Buchführung auch der innerbetrieblichen Unternehmensüberwachung und -steuerung. Sie ist zu einer zentralen Datensammlung betrieblicher Sachverhalte aus unterschiedlichen Systemen geworden. Längerfristig verwertbare betriebliche Informationen werden sowohl zur Strukturerkennung als auch zur Trendbildung verwendet.
Vorgelagerte Systeme
Soweit Daten in Vorsystemen erfasst werden (beispielsweise in Registrierkassen), sollten auch diese mit den erforderlichen Informationen in die Buchführung übernommen werden, zumal die Finanzverwaltung entsprechende Informationen vermehrt anfordert. Im Kern wird dies in der ansonsten widersprüchlichen Finanzgerichtsrechtsprechung zur Herausgabe von Daten aus Warenwirtschaftssystemen deutlich. Während das Finanzgericht Sachsen-Anhalt (23.05.2013, 1 K 396/12; LEXinform 5015299/Az. beim BFH X R 29/13) die Herausgabe befürwortete, vertraten sowohl das Finanzgericht Hessen (24.04.2013, 4 K 422/12; LEXinform 0439651/Az. beim BFH X B 80/13) als auch das Finanzgericht Münster (10.10.2013, 2 K 4112/12 E; LEXinform 5015827/Az. beim BFH X R 47/13) eine gegenteilige Meinung. Trotz unterschiedlicher Sachverhalte liegen den Urteilen Gemeinsamkeiten zugrunde. Einig sind sich die Urteile bei den Merkmalen, die eine Buchführung aufweisen muss, damit sie als ordnungsgemäß gelten kann, und beim Umgang mit einer mängelbehafteten Buchführung. Wesentlich in diesem Zusammenhang ist bei der Datenübernahme der Nachweis, dass organisatorisch die wichtigen und gesetzlich vorgeschriebenen Informationen und Werte übernommen worden sind.
Vollständigkeit
Die Vollständigkeit ist ein häufig geforderter Aspekt der Ordnungsmäßigkeit. Hinter diesem Begriff verbergen sich die technische und die sachliche Vollständigkeit. Im Zusammenhang mit der technischen Vollständigkeit wird vielfach eine fortlaufende Nummerierung gefordert und die Dokumentation der Änderungen beziehungsweise das Festschreiben der Originaldatensätze. Bei der sachlichen Vollständigkeit geht es dagegen um die Frage, was erfasst werden soll. Das lässt sich an einem einfachen Beispiel verdeutlichen. Eine Rechnung oder ein Kassenbon ist bereits eine Zusammenfassung von Ereignissen. Was ist vom sachlichen Umfang in der Buchführung vorzuhalten und gegebenenfalls fortlaufend zu nummerieren, die Rechnung oder die Einzelbewegungen beispielsweise des Warenbestandes? Reicht die Erfassung von Tageseinnahmen aus? Es wird keine generelle Antwort geben. Um Entwicklungen und Korrelationen aussagekräftig abzubilden, sollten die Einnahmen und Ausgaben sinnvoll strukturiert werden, beispielsweise nach vergleichbaren Produktionsprozessen, Vertriebsstrukturen und Werthaltigkeiten.
Auswertungsmethoden
Während die fortlaufende Nummerierung von Tageseinnahmen (maximal 366) noch auf einem Konto nachvollziehbar ist, wird eine Verprobung von differenziert auf unterschiedlichen Konten erfassten Einzelbewegungen schwierig. Selbst die in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro möglichen Exportmöglichkeiten nach Microsoft Excel und die dortige Verprobung sind wesentlich mühseliger als ein Prüfschrittaufruf (gegebenenfalls über Nacht als zeitgesteuerte Prüfung) in DATEV ACLTM comfort. Neben einfachen Prüfungsschritten zur Qualitätssicherung der Datenerfassung bietet die Software über Kanzlei-Rechnungswesen pro hinausgehende, systemübergreifende Plausibilitätskontrollen an. So werden beispielsweise Wertverteilungen und Wertverhältnisse, aber auch der Abgleich mit Wetter- und anderen Fremddaten übersichtlich dargestellt. Auch weitere Aspekte wie die Isolierung nach Wochentagen, erfasste Zeiten, definierbare Merkmale aus dem Buchungstext können aufgegriffen werden. Entscheidend ist, dass Prüfungsaspekte losgelöst vom in der Finanzbuchhaltung hinterlegten Funktionsplan durchgeführt werden können und sich Ergebnisse aus einer steuerlichen Außenprüfung nachvollziehen lassen. Die vorgenannte Rechtsprechung zur Datenherausgabe aus Warenwirtschaftssystemen wird erklärbar, wenn die Daten angefordert wurden, weil beispielsweise die Buchführung selbst strukturell auffällige Auswertungen lieferte oder gar widersprüchliche Inhalte wiedergegeben hat. Geklärt und dokumentiert können diese bereitgehalten werden, um im Fall einer steuerlichen Außenprüfung längere Auseinandersetzungen zu vermeiden.
Auswertungen
Bei den zeitnahen Auswertungsmöglichkeiten gewinnen die grafischen Veranschaulichungselemente an Bedeutung.
Zeitnah ergeben sich in Kanzlei-Rechnungswesen pro vielfältige Auswertungsmöglichkeiten. Dabei gewinnen die grafischen Veranschaulichungselemente (beispielsweise Sparklines und Grafiken) neben den traditionellen Wertzusammenfassungen an Bedeutung. Weitere anschauliche Übersichten bietet der Controllingreport BWA. Im Hinblick auf die Entwicklungen der Prüfungsvorgehensweisen der Finanzverwaltung kann so vorbereitend auf etwaige Prüfungen das wirtschaftliche Verhalten dokumentiert werden. Sinkt beispielsweise die zur Verfügung stehende Liquidität, kann weder zukunftssichernd investiert noch können Waren bezahlt werden. Werden weniger Waren angeboten, können die Kunden ausbleiben. Wird der Umsatzrückgang zu spät erkannt, ist dies Fakt. Bereits dieses Beispiel zeigt, dass es zu unterschiedlichen Zeitpunkten Beratungsbedarf gibt. Je eher die Beratung erfolgt, desto größer ist der Handlungsspielraum für den Mandanten. Zeitgerechte Beratung bedeutet hier im Regelfall Beratung in unmittelbarer zeitlicher Nähe zur Datenerfassung. So kann der Unternehmer unmittelbar auf wirtschaftliche Einflussgrößen reagieren.
Fazit
Letztendlich wird deutlich, dass der Prüfungsumfang und die Prüfungsintensität die Wahl der Instrumente bestimmen. Diese wiederum beeinflussen den Umfang der zu erfassenden Informationen. Soweit sie in der Finanzbuchhaltung vorgelagerten Systemen zur Verfügung stehen, müssen sie kontrolliert importiert werden, um den aktuell veränderten Aufzeichnungspflichten nachzukommen.
ACL und das ACL-Logo sind angemeldete Marken der ACL Services Ltd., 1550 Alberni Street, Vancouver, BC, Kanada, 2004.
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