Wie ein Steuerberater und ein DATEV-Partner einem Unternehmen aus der Klemme halfen.
Angenommen, ein Unternehmen steht vor der Herausforderung, innerhalb kürzester Zeit eine neue IT-Infrastruktur zu errichten. Gleichzeitig müssen die komplette Finanzbuchführung sowie die Dokumenten- und Vertragsverwaltung neu aufgesetzt werden. Die verfügbaren Altdaten sind weitgehend unbrauchbar, sodass eine automatische Übernahme nicht möglich ist. Die Struktur des Unternehmens ist äußerst komplex, was die Anwendung von Standardlösungen erschwert. Die Zeit läuft. Dieses Szenario ist keine Fiktion, sondern eine reale Begebenheit. Ein Unternehmen in Deutschland hat es tatsächlich erlebt und die Herausforderung mithilfe eines engagierten Steuerberaters und eines erfahrenen DATEV-Partners bewältigt. Die Geschichte ist bemerkenswert.
Das Team
Die Zeiten sind schwierig für Unternehmen. Es gibt viele Herausforderungen, mit denen sie sich auseinandersetzen müssen. Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Fachkräftemangel sind nur einige Beispiele. Nur wenige Unternehmen mussten allerdings in kürzester Zeit und im laufenden Betrieb ihre komplette IT- und Buchführungsinfrastruktur neu aufbauen. Als die Geschäftsführer des Unternehmens aus unserer Geschichte sich in ihrer Notlage dazu entschieden, genau das zu tun, war ihnen klar, dass sie das aus eigener Kraft nicht schaffen konnten. Ihr erster Weg führte zu Steuerberater Björn Epler von BWLS, einer Hamburger Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzlei, die eng mit GÖRG Rechtsanwälte zusammenarbeitet.
Björn Epler ist nicht nur Steuerberater, sondern auch Restrukturierungs- und Krisenexperte, der genau wusste, was zu tun ist. Er nahm die Dinge in die Hand und kontaktierte sofort seine Ansprechpartner bei DATEV, die wiederum den DATEV-Partner C&P Capeletti & Perl ins Team holten. Dies erwies sich als kluger Schachzug, denn C&P ist spezialisiert auf Komplettlösungen für digitale Buchführungen. Zudem verfügt C&P über viel Erfahrung bei der GoBD-konformen Migration von Buchführungsdaten – genau das, was das Unternehmen jetzt brauchte. Das Team war vollständig und begann sofort mit der Arbeit.
Neue IT-Infrastruktur
Die erste Entscheidung betraf die Technik: Sollte das Unternehmen eine eigene IT-Infrastruktur aufbauen und selbst pflegen oder auf die sichere All-inclusive-Server-Lösung eines erfahrenen Dienstleisters setzen? Das Unternehmen hat aufgrund seines Geschäftsmodells besonders hohe Anforderungen an die Sicherheit und Verfügbarkeit seiner IT. Deshalb entschied man sich für die DATEV PARTNERasp-Lösung dbc professional (DATEV) der dbc deutschlands business-cloud. Innerhalb von nur zwei Wochen stellte C&P eine Server-Lösung für ELO und DATEV bereit und integrierte die lokale IT des Unternehmens.
Neue Buchführung
Als nächstes diskutierten die Beteiligten, wie die Buchführung künftig gestaltet werden sollte. Möchte man das Rechnungswesen komplett auslagern und lediglich Belege via DATEV Unternehmen online zum Steuerberater senden oder sollte ein eigenes Rechnungswesen aufgesetzt werden? Auch diese Entscheidung wurde schnell getroffen. Das Unternehmen wählte die zweite Alternative, die für seine spezielle Struktur besser geeignet ist und zudem die Möglichkeit bietet, weitere Lösungen zu nutzen. Da die Zeit drängte, entschied man sich für die schlüsselfertige und vielfach erprobte Kombination aus DATEV-Lösungen und ELO. Auch wenn das Rechnungswesen beim Mandanten angesiedelt sein würde, sollten die Kanzleimitarbeiterinnen und -mitarbeiter buchen, und zwar via Citrix-Verbindung direkt im System des Mandanten.
Datenchaos bändigen
Parallel zum Aufbau der Buchführung begann das Team mit ersten Überlegungen, wie die Buchführungsdaten aus dem bisherigen System Navision ins DATEV-Rechnungswesen übernommen werden könnten. Die Migration von Microsofts ERP-System Navision zu DATEV ist für einen erfahrenen Dienstleister wie C&P grundsätzlich machbar, sofern die Daten in akzeptabler Qualität vorliegen. Leider war dies hier nicht der Fall. Ein Zugriff auf das Altsystem war nicht möglich und anstelle strukturierter Stamm- und Bewegungsdaten standen lediglich Excel-Daten aus einem GDPdU-Export zur Verfügung. Die sonstigen verfügbaren Datenbanken waren unbrauchbar oder verschlüsselt. Hier konnte C&P erneut seine Stärken ausspielen. Im Netzwerk des DATEV-Partners fand sich ein Entwickler, der es schaffte, aus der verschlüsselten Navision-Datenbank brauchbare Daten im DATEV-Format zu extrahieren. Eine automatische Datenübernahme war damit möglich, allerdings verbunden mit einem hohen manuellen Kontroll- und Abstimmungsaufwand.
Neues Dokumentenmanagement
Der Transfer der Dokumente vom bisherigen Dokumentenmanagement-System ELO 12 in das moderne ELO for DATEV gestaltete sich ebenfalls deutlich komplizierter als erhofft. Die Qualität der eingehenden Daten war derart mangelhaft, dass eine vollautomatische Übernahme nicht in Betracht gezogen werden konnte. Um wenigstens einen Teil der Daten automatisch übernehmen zu können, wurden eigens Metadaten mittels Texterkennung (OCR) generiert. Trotzdem musste ein beträchtlicher Teil der Daten mühsam manuell übertragen werden.
Neue Prozesse
Nachdem alle Daten und Verträge übernommen waren, konnten die zwischenzeitlich definierten neuen Prozesse für das Rechnungswesen und das Vertragsmanagement in der Kanzlei und beim Mandanten eingeführt werden. Die Struktur des Unternehmens ist nach wie vor komplex, aber aufgrund der perfekten Verzahnung von ELO for DATEV mit den DATEV-Rechnungswesen-Programmen arbeitet es nun durchgängig digital und damit deutlich effizienter als zuvor.
Vorbildliche Zusammenarbeit
Der abschließenden Prüfung durch PwC sah man trotz der knappen Zeit, die für die Qualitätssicherung geblieben war, mit einiger Gelassenheit entgegen. Zu Recht, wie sich herausstellte, denn die Wirtschaftsprüfer bescheinigten eine einwandfreie Migration und eine tadellose neue Buchführung. Das Erfolgsrezept, da sind sich alle Beteiligten einig, war die vorbildliche und vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Steuerberater, Unternehmen und DATEV-Partner. Nur so war es möglich, in Rekordzeit eine komplett neue technische Infrastruktur aufzubauen, aus chaotischen Daten eine GoBD-konforme Finanzbuchführung anzufertigen und das Dokumentenmanagement auf eine solide Basis zu stellen.
Das Unternehmen verfügt nun über ein fortschrittliches Rechnungswesen und Vertragsmanagement, das durch einen herausragenden Grad an Digitalisierung und Automatisierung gekennzeichnet ist. Das Team hat die Herausforderung mit Bravour gemeistert.
MEHR DAZU
Finden Sie den passenden DATEV-Partner für Beratung und IT für Ihre Kanzlei unter https://partner-beratung-it.datev.de/pages/home
