Immer wieder nutzen Kanzleien die Rechnungswesen-Archiv-DVD, um archivierte Daten aus dem DATEV-Rechenzentrum abzurufen. In einigen Fällen wurden die Daten anschließend im Rechenzentrum gelöscht. Dieses Vorgehen birgt die Gefahr, der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren nicht nachkommen zu können.
Auf den ersten Blick scheint die Langzeitarchivierung von Buchführungsbeständen auf der Rechnungswesen-Archiv-DVD verlockend. Doch es gibt Konstellationen, die zu echten Problemen führen können.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Mandant wurde insolvent und gab sein Geschäft auf. Seine Rechnungswesendaten wurden von der Kanzlei auf der Rechnungswesen-Archiv-DVD archiviert und dem Mandanten übergeben. Zwei Jahre später kündigte sich eine Betriebsprüfung beim Mandanten an. Als der Betriebsprüfer die Daten auf der Archiv-DVD in seine Prüfer-Software übernehmen wollte, konnte er die Datenbestände nicht importieren. Auch die Kanzlei konnte auf die Daten der Archiv-DVD nicht mehr zugreifen. Die Daten des Mandanten wurden in der Kanzlei zwischenzeitlich gelöscht. Im DATEV-Rechenzentrum wurden die Daten nicht archiviert.
Meist sind äußere Einflüsse dafür verantwortlich, wenn eine DVD nicht mehr lesbar ist. Manchmal ist die DVD zwischenzeitlich auch schlicht verloren gegangen. Die Rechnungswesen-Archiv- DVD ist ein temporäres Medium, beispielsweise für die Nutzung im Zuge von Betriebs- oder Steuerprüfungen.
Archivieren im DATEV-Rechenzentrum
Eine Datenarchivierung ist für Kanzleien und Unternehmen unverzichtbar. Die gesetzlichen Vorgaben erfordern, dass Daten bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Mit der revisionssicheren Archivierung in der DATEV-Cloud stellt DATEV sicher, dass Sie Ihre Buchführungsdaten jederzeit aufrufen können, zum Beispiel bei der Betriebsprüfung. Aber auch in einem Schadensfall (zum Beispiel PC oder Kanzlei-Server defekt) können Sie Ihre Rechnungswesendaten sofort aus der DATEV-Cloud runterladen.
Mehr dazu
unter www.datev.de/itssp